Mentok, Babel (ANTARA) - Pemerintah Kabupaten Bangka Barat, Provinsi Kepulauan Bangka Belitung menyiapkan sistem pengelolaan kearsipan secara digital agar pelayanan dan tata kelola arsip daerah dapat semakin efektif dan efisien.
"Kami berharap kehadiran sistem informasi kearsipan dinamis atau Srikandi yang sedang dikembangkan saat ini bisa bermanfaat dan memudahkan dalam memberikan pelayanan prima baik di kalangan internal pemerintahan maupun untuk masyarakat," kata Kepala Bidang Penyelenggaraan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bangka Barat Rohardi di Mentok, Rabu.
Menurut dia, sistem pengelolaan digital Srikandi tersebut terintegrasi dengan sistem yang dikembangkan Kementerian PAN dan RB, Arsip Nasional RI, Kementerian Kominfo, dan Badan Siber dan Sandi Negara sehingga penerapan di daerah tidak perlu mempersiapkan server.
Pada sistem pengelolaan arsip tersebut, "user" Srikandi dapat membuat, mengirim, memverifikasi, disposisi, dan menandatangani surat secara elektronik.
"Banyak manfaat yang akan didapat melalui penggunaan sistem ini, antara lain mengurangi penggunaan kertas, hemat biaya pengiriman surat atau dokumen, teregistrasi dan terarsipkan secara elektronik dan otomatis, serta terekam pada pusat data nasional.
Namun, untuk saat ini belum semua pelayanan yang bisa diberlakukan dengan sistem Srikandi, karena baru 22 item yang diwajibkan menggunakan sistem tersebut, antara lain surat perintah, surat biasa, instruksi, surat edaran, surat keterangan, surat perjanjian, surat perjanjian tugas, surat undangan, nota dinas, telaah pegawai, dan pengumuman.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bangka Barat, Farouk Yohansyah mengatakan pada tanggal 1 Januari 2023 aplikasi tersebut sudah harus diterapkan di tataran Pemerintah Daerah dan pada tahun 2024 akan terintegrasi dengan seluruh lembaga vertikal.
"Penerapan aplikasi Srikandi secara menyeluruh, akan banyak tahapan yang harus dilakukan," katanya.
Menurut dia, dalam aplikasi ini pemerintah daerah tidak perlu menyiapkan server karena memakai "cloud" yang ditanggung semua oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Dengan penerapan yang lebih mudah, efektif dan efisien tersebut diharapkan bisa berdampak luas dalam segala aspek, terkait efektivitas waktu, budaya dan pola kerja.
"Dengan adanya aplikasi ini jelas akan mengubah pola dan budaya kerja, nantinya akan diterapkan di seluruh organisasi perangkat daerah dan akan didahului dengan pelatihan teknis untuk pegawai kearsipan," katanya.
Untuk mengawali pemanfaatan aplikasi tersebut, direncanakan pada 4 April 2022 pihaknya akan melakukan audiensi dengan enam OPD di lingkungan Pemkab Bangka Barat.
Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bangka Barat Arwendy menjelaskan selama empat minggu terakhir pihaknya melakukan koordinasi dengan BSSN terkait tanda tangan digital.
"Saat ini masih dalam proses dan semoga dalam waktu dekat kita bisa melakukan perjanjian kerja sama. Sedangkan untuk permasalahan internet untuk mendukung pemanfaatan aplikasi tersebut akan dimaksimalkan," katanya.
